Generatiesensitief vergaderen

Generatiesensitief vergaderen

3u.
min. 10 max. 16 deelnemers generatiegemengde groep
HR: J
Generaties, efficiƫnt vergaderen, communicatie

Doel

Workshop die de verschillende generaties bewust maakt van de  verschillen en gelijkenissen tussen  generaties wat betreft vergaderen. Er wordt ingezoomd op volgende aspecten: het leiden van een vergadering, het verslag van een vergadering, de tijd van een vergadering, de vorm van de vergadering, de verwachtingen van een vergadering,…

In de verschillende generatiegroepen wordt stilgestaan bij de vraag: “ wat is een ideale vergadering voor jou?”.

Op het einde van de workshops worden concrete acties en stappen geformuleerd naar het creëren van vergaderingen die tegemoet komen aan de behoeften van iedere generatie.

Voor wie

Gericht op medewerkers die betrokken worden bij vergaderingen in een organisatie.
De begeleiding van deze workshop wordt het best opgenomen door een leidinggevende of medewerker die betrokken is bij het HR-gebeuren van de organisatie.

Voorbereiding

  • Lokaal klaarzetten: tafels in caféopstelling voor groepjes van 3 à 4 personen
  • Flipcharts of grote post-its klaarleggen per tafel met aantal alcoholstiften

Materiaal

  • Voldoende ruim lokaal, met tafels in caféopstelling voor groepjes van 3 à 4 personen
  • Flipchart of grote post-its per groep
  • Alcoholstiften
  • Projector en scherm
  • Computer of laptop
  • Powerpoint vergaderen
  • Timing of Duur
  • Maximum 3 uren, met nabespreking inbegrepen

PPT - Generatiesensitief vergaderen


Verloop

Stap 1:  in grote groep – plenair – 20’

Korte Introductie en kennismaking met het thema “generaties op de werkvloer” via Powerpointpresentatie Vergaderen

Stap 2:  in  homogene generatiegroep (3 à 4 per generatie) – 60’

  • De groep deelnemers wordt ingedeeld in generaties (1 per tafel) aan de hand van 4.3.1. Generaties volgens Becker.
  • Elk groepje beantwoordt volgende vraag, de antwoorden komen op flap/grote post-it:

“Wat vind je kenmerkend voor elke generatie wat de vergadercultuur betreft”

Protestgeneratie (1940 – 1955) en/of Generatie X (1955 – 1970)

  • Kenmerken
  • Sterke punten
  • Ontwikkelpunten

Pragmatische generatie (1970 – 1985)

  • Kenmerken
  • Sterke punten
  • Ontwikkelpunten

Generatie Y (screenagers/Einstein) (1985 – 2000)

  • Kenmerken
  • Sterke punten
  • Ontwikkelpunten

Stap 3: in grote groep – plenair – 30’

  • Er wordt een “tour de table” gedaan. Elke generatiegroep presenteert zijn bevindingen terwijl de andere groepjes rond hun tafel gaan en de anderen luisteren
  • Er wordt verdiepend hierop verder gewerkt door volgende vragen te stellen tijdens de presentatie van elk groepje. Deze aanvullingen kunnen genoteerd worden op de flip-overs/grote post-it door workshopbegeleider
  • Vraag: Wat vinden de anderen van…”
    • Protest en/of generatie X:
      • Pragmatische generatie over Protest en/of generatie X
      • generatie Y over Protest en/of generatie X
    • Pragmatische generatie:
      • Protest en/of generatie X over pragmatische generatie
      • generatie Y over pragmatische generatie
    • Generatie Y
      • Protest en/of generatie X over Generatie Y
      • Pragmatische generatie over Generatie Y
  • Vraag: Wat vind je zelf kenmerkend voor de eigen generatie wat de vergadercultuur betreft?

Stap 4: in homogene generatiegroep - “ideale vergadering”

Op basis van de bevindingen uit stap 2 en stap 3 wordt in dezelfde homogene generatiegroep als bij stap 2 op een flipover in kaart gebracht wat voor hen een “ideale vergadering” is. Hierbij wordt aandacht besteed aan oa volgende aspecten van een vergadering:

  • het leiden van een vergadering
  • het verslag van een vergadering
  • de tijd van een vergadering
  • de vorm van de vergadering
  • de verwachtingen van een vergadering

Stap 5: plenaire terugkoppeling

Per generatiegroep wordt op basis van hun flip-over hun “ideale vergadering” voorgesteld.

De flip-over worden naast elkaar opgehangen per generatie. Op die manier wordt overzichtelijk in kaart gebracht wat de verschillen en gelijkenissen zijn van de verschillende generaties wat vergadercultuur betreft.

Stap 6: uitwerken actieplan gemengde subgroepen per generatie – 30’

Verdeel de deelnemers in heterogene groepen werken aan volgende vragen, de antwoorden komen op flap/grote post-it:

  • Hoe kunnen we generatieverschillen leren waarderen en optimaal benutten tijdens vergaderingen?
  • Welke concrete acties kunnen we ondernemen om een generatiesensitievere vergadercultuur te creëren die rekening houdt met de verschillende generaties? Werk 3 SMART-acties die jullie gaan opnemen in jullie organisatie (Op wat gaan we letten? Waarom deze prioriteit? Hoe gaan we dit doen?)

Stap 6: Individuele reflectie – 10’

  • Welke stap(pen) in de richting van een generatiesensitievere vergadercultuur ga  ik zelf zetten? Op wat ga ik persoonlijk zelf letten in de toekomst?
  • Laat de deelnemers een persoonlijke actieplan opstellen (Op wat ga ik letten? Waarom deze prioriteit? Hoe ga ik dit doen?)

Nabespreking - 10'

  • Er kunnen een aantal vragen gesteld worden:
  • Wat levert jullie deze workshop op?
  • Wat heb je geleerd uit deze workshop?
  • Wat neemt je mee naar eigen de werkplek?

Meer weten?

Over het project
Onze brillen op generaties
Generatietheorieën en brillendragers
Goede praktijken